Privacyverklaring – Leden

PRIVACYVERKLARING LEDEN

Belangenvereniging Langstraat – De Keet (‘de Vereniging’) registreert een aantal persoonsgegevens van haar leden in het kader van het lidmaatschap en in het kader van de diverse activiteiten die volgen uit het doel van de vereniging. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die u als persoon identificeren en uiteraard nemen wij de bescherming daarvan serieus. In deze Privacy policy staat beschreven welke gegevens wij registreren en hoe wij daar vervolgens mee omgaan. De Vereniging houdt zich daarbij aan de daarop betrekking hebbende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor de volledigheid: als in het kader van de AVG wordt gesproken over de ‘verwerking’ van persoonsgegevens, wordt daarmee een grote reeks aan activiteiten bedoeld. Niet alleen het gebruik van gegevens, maar ook het opslaan, bewerken, toegang hebben of verlenen, beveiligen en maken van back-ups.

In het kader van de wet- en regelgeving zal de Vereniging

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze aan ons zijn verstrekt;
  • alleen die persoonsgegevens verwerken die minimaal nodig zijn het beschreven doel;
  • passende technische en organisatorische maatregelen nemen die de beveiliging van uw persoonsgegevens waarborgen;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij wij hier wettelijk toe vereist zouden zijn;
  • u wijzen op uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze rechten respecteren.

Op dit moment registreert de Vereniging alleen die gegevens waartoe zij op grond van uw lidmaatschap van de vereniging direct gerechtigd zijn. Voor registratie van andere gegevens, die niet onder deze grondslag vallen, zullen wij u uitdrukkelijk om toestemming vragen.

Mocht u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, nog vragen hebben, dan kunt u hierover contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Belangenvereniging Langstraat – De Keet
p/a Langstraat 62a
3256 AM  Achthuizen
secretariaat@langstraat-dekeet.nl

WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
De Vereniging verwerkt persoonsgegevens van haar leden in de ledenadministratie voor de volgende doelen:

  • het bepalen van de hoogte van de contributie en het heffen daarvan;
  • onderbouwing van het ledental naar de gemeente en andere autoriteiten;
  • het bepalen van de hoogte van eigen bijdragen voor diverse activiteiten van de vereniging;
  • voor het versturen van uitnodigingen en overige documentatie m.b.t. de Algemene Ledenvergadering (ALV);
  • Registratie aanwezige leden ALV;
  • voor communicatie rond te organiseren activiteiten;
  • voor alle overige communicatie die samenhangt met doel van de Vereniging.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?
In de ledenadministratie registreren wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Adres
  • Telefoonnummers
  • E-mailadressen
  • Voornaam en geboortejaar thuiswonende kinderen*

*Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien deze gegevens aan ons verstrekt zijn door een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?
De Vereniging bewaart persoonsgegevens van haar leden in ieder geval zo lang het lidmaatschap voortduurt en daarna zo lang als noodzakelijk is op grond van de wet (bijv. als het gaat om onderbouwing van het ledental in voorgaande jaren). Indien het lidmaatschap wordt beëindigd op grond van verhuizing, worden de persoonsgegevens in principe bewaard met het oog op uitnodiging voor toekomstige reünies, tenzij het oud-lid aangeeft hierop geen prijs te stellen.

HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?
De Vereniging heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens van haar leden te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Dit betekent onder andere dat:

  • alle personen die namens de Vereniging inzicht hebben in de ledenadministratie zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van deze gegevens en een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend;
  • wij een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid hanteren voor al onze systemen;
  • op alle gegevens die online worden opgeslagen encryptie wordt toegepast;
  • van alle persoonsgegevens back-ups zijn gemaakt, om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • wij onze maatregelen regelmatig testen en evalueren.

WELKE RECHTEN HEEFT U M.B.T. UW GEGEVENS?
U heeft het recht om te weten welke gegevens wij precies van u hebben en om die te laten aanpassen of verwijderen – voor zover dat laatste niet botst met onze wettelijke verplichtingen ten aanzien van de ledenadministratie.

Uw rechten zijn in detail terug te vinden op de pagina van de Autoriteit Persoonsgegevens.

WAAR KAN IK NAAR TOE MET KLACHTEN?
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij streven ernaar om samen met u tot een oplossing te komen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.